O guia para a comunicação eficaz e colaboração nas relações empresariais

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Conseguir implementar processos que garantam uma comunicação eficaz é um dos grandes desafios dos profissionais que lidam com a comunicação corporativa. Isso acontece em empresas de diferentes tamanhos, afinal, a comunicação é essencial para o andamento de qualquer processo organizacional.

No entanto, trabalhar com comunicação não é algo simples. Existem barreiras naturais na interação humana. Com a transformação digital, é preciso redobrar a atenção nas formas e no formato de linguagem para garantir que a mensagem seja transmitida com clareza.

Este guia foi feito especialmente para profissionais como você, que querem conquistar a alta performance do negócio. Então, continue a leitura deste artigo!

Quais os principais desafios da comunicação corporativa?

A comunicação é um processo natural dos humanos, mas isso não significa que ela seja feita da melhor maneira toda vez em que há uma interação. Alguns empecilhos inviabilizam a compreensão correta da intenção do locutor. Por isso, é importante conhecer bem o comportamento humano e aprimorar a empatia para praticar uma comunicação assertiva e eficaz. Os principais pontos que causam ruídos na comunicação são:

  • diferenças culturais;
  • condições fisiológicas e físicas;
  • recursos tecnológicos incompatíveis.

Quando a comunicação é trabalhada em todas as suas nuances, como a expressão corporal, o emissor da mensagem se torna um exímio comunicador e ouvinte, promovendo mais leveza e fluidez às interações. Isso significa que para que os processos corporativos sejam otimizados e potencializados ao máximo, é preciso investir na habilidade de comunicação do seu capital humano.

No contexto das organizações, algumas situações de rotina são responsáveis por causar ruídos constantes na comunicação interna, impactando diversas contas do negócio, inclusive, na experiência do cliente.

A comunicação corporativa, basicamente, é como um sistema que para funcionar corretamente precisa de cada parte atuando de modo sincrônico em função de um mesmo objetivo. Abaixo, confira os principais causadores de ruídos nela.

Despreparo das lideranças

Uma das habilidades principais que uma liderança deve ter é a de comunicação. Considerada uma soft skill (habilidade interpessoal), ela pode e deve ser aprimorada por meio de técnicas, como a do rapport (criar um elo) e da comunicação não violenta.

A comunicação vai muito além de saber falar em público ou de não se constranger ao se expor. Comunicar tem tudo a ver com a capacidade de saber se colocar no lugar do outro — é um exercício prático de empatia. Ela é a ação que deve criar pontes em vez de muros e, quando aplicamos isso ao contexto corporativo, há resultados extraordinários.

É comum encontrar gestores que não são referências em comunicar. Isso acaba refletindo no engajamento da equipe, bem como no seu alinhamento com as expectativas do negócio. O resultado é claro: baixa performance, clima organizacional não favorável, custos operacionais desnecessários e experiência do cliente comprometida. Tudo isso impacta a reputação da imagem da sua empresa e o desempenho financeiro do negócio.

Uso de tecnologias inadequadas

Você sabia que 70% dos processos de transformação digital de empresas dão errado? Ser uma empresa inovadora é um forte diferencial competitivo, mas, para que ela de fato possa ser referência em inovação, é preciso redesenhar os fluxos com cautela. O investimento em transformação digital não é barato, porém, traz um retorno elevado para as rotinas operacionais e as contas da empresa.

A tecnologia vem para automatizar processos, garantir mais fluidez operacional e reduzir custos ao negócio. No entanto, quando ela é aplicada de forma equivocada, o movimento é o inverso. Ela é um recurso primordial nas organizações e tem relação direta com todas as interfaces de comunicação.

Sistemas empresariais com tecnologia omnichannel e implementação de um contact center (centro de contato) são exemplos de ações que podem melhorar a comunicação entre colaboradores e com os clientes. Porém, não basta investir nessas ferramentas: é preciso mapear os processos e validar qual solução é mais aderente ao contexto organizacional. Além disso, é fundamental adequar a linguagem, pois o formato de uma mensagem por e-mail não é o mesmo de uma conversa de WhatsApp, por exemplo.

Desmotivação do headcount

Como está a motivação do seu headcount (quadro de pessoal)? A falta de engajamento afeta a qualidade das interações no ambiente de trabalho, mas, ao mesmo tempo, a comunicação é capaz de atuar como agente promotor do senso de pertencimento aos seus colaboradores.

O engajamento está diretamente ligado ao quão feliz o seu headcount está na empresa. As organizações estão percebendo o quanto ele é importante para o desempenho dos negócios que criam uma nova figura profissional: o Chief Happiness Officer (CHO, ou Diretor de Felicidade Corporativa). Não é para menos: colaboradores mais felizes performam 31% mais.

Falta de clareza de objetivos

Ter um planejamento estratégico é fundamental para o sucesso do negócio. Quando a sua empresa tem metas definidas e métricas para acompanhar o seu desempenho, fica mais fácil desenvolver um plano de ação que englobe processos de comunicação enxutos e assertivos.

Se uma empresa não sabe onde quer chegar, naturalmente, ela não contempla uma cultura corporativa consolidada. Consequentemente, é impossível querer implementar qualquer maneira de alinhamento de expectativas entre colaboradores e plataforma de negócio.

Por que é fundamental estimular a colaboração?

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Os segmentos de Comunicação e Recursos Humanos adotam o conceito de colaborador para se referir aos funcionários como uma forma de transmitir o quanto a empresa os valoriza e o que ela espera deles — colaboração. Segundo o dicionário Michaelis, colaborar significa cooperar, trabalhar para a realização de um objetivo final.

Os colaboradores sabem disso e, inclusive, 75% deles acreditam que a colaboração e o trabalho em equipe são pontos muito importantes em uma organização. O que falta para diversos negócios é, de fato, a implementação de ações estratégicas que fortaleçam a identificação dos funcionários com a marca. Continue a leitura e descubra os principais motivos para estimular a colaboração nas empresas.

Alinhamento de procedimentos internos

Profissionais colaborativos têm melhor visão empresarial. Consequentemente, as suas tarefas de rotinas contemplarão decisões com maior impacto positivo para o desenvolvimento do negócio. Afinal, muitos gaps e processos são o resultado de ações que não consideraram as áreas de interface.

Infelizmente, vários colaboradores, bem como os líderes, apresentam dificuldades em enxergar como o negócio funciona. Ter visão de dono é saber identificar como a engrenagem da operação trabalha. Quando a colaboração faz parte da cultura da empresa, a informação circula de maneira mais natural, com menos ruídos, isso reflete em todas as rotinas corporativas.

Desburocratização de processos rotineiros

Se a colaboração faz parte da cultura do seu negócio, os relacionamentos interpessoais são fortalecidos e a forma de se comunicar é mais facilmente adaptada ao contexto em que ela se dá. Além disso, o senso de urgência é compreendido, fazendo com que os canais de comunicação mais adequados sejam usados.

Exemplo prático disso são aqueles fluxos de e-mails infinitos que só enchem a caixa de entrada, prolongam conversas sem tratativas e gastam tempo, dinheiro e recursos humanos. Com uma cultura colaborativa, esse processo de comunicação é feito de modo simples e direto: e-mail direcionado para as pessoas corretas informando um prazo para solução ou já entregando a tratativa. Isso deve ser empregado para formalizações por escrito.

Manutenção da performance em home office

Em 2020, fomos surpreendidos com uma crise global causada pela pandemia da COVID-19. No cenário de isolamento, as organizações buscaram o home office (trabalho remoto) como uma solução para se manter produtivas. Isso acabou potencializando mais o processo de transformação digital nas empresas e forçou outras a se digitalizarem.

Para muitos, poder trabalhar de casa pode ser mais interessante. No entanto, o que se tem visto é que para manter um trabalho remoto é fundamental autogestão, muita disciplina e organização. Além disso, tudo se torna urgente: separar o trabalho e as rotinas de casa pode ser um grande desafio.

O profissional precisa colocar em prática o hábito de dizer não mais do que nunca. Isso é essencial para não haver uma sobrecarga física e psicológica. Com uma cultura colaborativa, os pares sabem respeitar o horário de trabalho e fazem com que ele seja o mais produtivo possível.

Redução de custos operacionais do negócio

No mundo dos negócios, a frase “tempo é dinheiro” é uma realidade prática. Improdutividade é sinônimo de capital perdido e de inibição de uma possível alta performance. Com um fluxo de comunicação fluido, todos os processos são desburocratizados, correto?

Logo, os seus colaboradores têm mais tempo para executar novas demandas, reduzindo gargalos e os gastos empregados na operação de rotina. Basicamente, o seu indicador de ROI (Return over Investiment, ou Retorno sobre o Investimento) vai apresentar um crescimento positivo. Afinal, o investimento financeiro é o mesmo, mas as atividades foram otimizadas.

Potencialização da retenção de talentos

O turnover (rotatividade) é um dos grandes inimigos dos custos dos departamentos de Recursos Humanos: ele pode gerar uma despesa de 25% a 200% sobre o salário do colaborador. Isso acontece, porque, além do acerto trabalhista, a empresa investiu capital para executar um processo de recrutamento e seleção, gastou com o treinamento desse colaborador e também perdeu o capital intelectual dele.

Estimular uma cultura colaborativa é contribuir para a construção de laços e a consolidação de um clima organizacional favorável. Com a geração Z (nascidos entre 1995 e 2010) chegando ao mercado de trabalho, isso é ainda mais importante para o sucesso da empresa — hoje, ela já representa mais de 2,5 bilhões de pessoas. Os profissionais dessa geração se destacam das outras por:

  • terem nascidos já imersos no ambiente digital, partilhando de uma comunicação mais imediatista;
  • valorizarem o bem-estar em função do salário, assim a cultura da empresa é um diferencial competitivo para atrair e reter esses talentos;
  • não associarem o sucesso profissional com a estabilidade por anos em uma mesma empresa.

Tais características tão peculiares impulsionam as empresas a desenvolverem estratégias inovadoras para conseguir se manterem competitivas no mercado. Um ambiente colaborativo é um forte atrativo para esses novos profissionais, fortalecendo o employer branding (marca empregadora). É necessário começar a redirecionar os pilares da sua cultura se for o caso. Lembre-se de que mudanças fazem parte do amadurecimento e são essenciais.

Fortalecimento de senso de pertencimento

Quando tratamos de comunicação e gerenciamento estratégico de pessoas, ouvimos muito o termo engajamento. Ele é bastante associado somente ao conceito de motivação. Mas, na prática, uma empresa só consegue promover o engajamento de equipes, se os colaboradores passarem a ter o senso de pertencimento.

Campanhas de endomarketing têm como propósito estimular a identificação dos colaboradores com a marca e fazê-la ser amada e admirada por eles. Mas nenhuma “propaganda” é tão poderosa quanto os detalhes do dia a dia. Logo, as formas como os relacionamentos se desenvolvem e as interações acontecem impactam mais o profissional. É a partir disso que ele constrói a imagem que tem do negócio.

O employee experience (experiência do colaborador) precisa ser consoante ao que a empresa dita no seu quadro de valores. É preciso treinar as lideranças para serem os exemplos naturais de colaboração. Transparência e confiança com os seus liderados são maneiras práticas de vivenciar um ambiente colaborativo.

O que fazer para melhorar a colaboração?

Para conseguir melhorar a colaboração no ambiente de trabalho, é necessário, primeiramente, revisitar o seu quadro de valores. Faça uma construção conjunta — quando a empresa abre espaço para o diálogo, ela se posiciona como colaborativa, e isso é replicado pelo headcount. Veja, abaixo, algumas boas práticas que você pode implementar no seu negócio.

Invista em programas de meritocracia

Geralmente, quando se trata de programas de meritocracia, surge a ideia do individual em detrimento do grupo. No entanto, com o direcionamento certo, a meritocracia pode ser uma realidade na sua empresa usada não com intenção de estimular a disputa, mas sim a colaboração. Isso faz parte da gestão estratégica de pessoas e o seu negócio tem muito a ganhar com essa prática positiva.

O reconhecimento dos resultados obtidos por atividades realizadas em equipe é uma ótima forma de incentivar a colaboração. Além disso, é fundamental que as equipes sejam compostas por pessoas heterogêneas para que a cooperação com o diferente seja desenvolvida.

Para disseminar essa proposta entre as lideranças, uma dica é promover análises comparativas em relação à performance antes e depois da implementação dessa estratégia. Os dados têm um grande poder para o convencimento da eficácia de qualquer ação e devem ser usados como um recurso persuasivo.

Desenvolva uma cultura de feedback

O feedback é uma prática que transmite aos colaboradores transparência e confiança, aprimora o desenvolvimento profissional e ajuda a consolidar o senso de pertencimento. Existem vários modos de fazer o feedback, mas, independentemente de qual seja usada, quando ele for negativo, é preciso que sempre seja feito individualmente. Um líder nunca coloca os seus liderados em alguma situação de constrangimento.

É importante reforçar que a cultura de feedback não fica restrita às avaliações de desempenho. O feedback precisa fazer parte da jornada do colaborador sempre que for necessário, seja positivo, seja negativo. Ele é fundamental para o desenvolvimento profissional dos liderados e não pode ser dado somente ao final de um período de avaliação.

Se o gestor implementa a cultura de feedback, os colaboradores têm a oportunidade de entender os gaps, identificar os seus pontos fortes e encontrar formas para melhorar a sua produtividade ao longo do ano. Consequentemente, é possível corrigir a rota e otimizar o resultado da equipe e do negócio.

Adote a gamificação das rotinas

A gamificação não é uma novidade no mundo corporativo. Essa estratégia é muito comum nos departamentos de vendas, mas, agora, está sendo usada em todos os processos dos negócios. Por meio do lúdico, é possível alcançar resultados extraordinários no gerenciamento de pessoas.

Com a transformação digital, a gamificação das atividades é feita utilizando aplicativos, geralmente no modelo SaaS (Software as a Service, ou Software como Serviço), que geram dados sobre performance. Inclusive, é possível aliar essa estratégia à prática da meritocracia. Gamificar as rotinas operacionais traz diversos benefícios para a gestão, tais como:

  • aprendizado de forma divertida;
  • melhor experiência de aprendizagem;
  • estímulo à autogestão, facilitando a vida do gestor;
  • feedback imediato, uma vez que o painel mostra o desempenho do usuário;
  • potencialização do engajamento.

Como desenvolver uma comunicação eficaz?

Até o momento, você pôde conhecer mais sobre os impactos da comunicação eficaz para a performance do seu negócio. Agora, você vai conferir ações que não podem faltar no seu planejamento estratégico e que, com certeza, vão ajudá-lo a consolidar uma equipe de alta performance. Confira!

Utilize o People Analytics

Empresas como Magazine Luiza, Amazon e Netflix são exemplos de como o uso de informações pode pivotar o negócio. Essas marcas têm como parte da sua cultura o data driven (direcionada a dados) e aplicam essa boa prática de forma preditiva e para análise de resultados.

Ferramentas de BI (Business Intelligence, ou Inteligência do Negócio) são recursos empregados para fazer as análises de grandes bases de dados que, antigamente, não eram aproveitadas. Elas são usadas principalmente para melhorar as experiências do cliente e do usuário.

Com o RH se posicionando como área estratégica, a análise de dados chegou ao contexto do gerenciamento de capital humano. O People Analytics é uma ferramenta indispensável para:

  • conhecer melhor quem são os seus colaboradores;
  • mapear os seus gaps;
  • acompanhar de forma precisa o desenvolvimento;
  • mensurar o retorno do trabalho desses profissionais para o negócio;
  • desenvolver estratégias de comunicação mais alinhadas às personas.

Esse recurso não pode faltar na sua gestão, principalmente se na operação houver colaboradores atuando de modo remoto ou a distância. Afinal, um painel de indicadores atualizado rotineiramente traz informações relevantes para as tomadas de decisões, contribuindo para que elas sejam feitas de maneira precisa.

Invista em treinamentos de comunicação

Capacitar os colaboradores é um dos passos essenciais para conseguir alcançar uma comunicação eficaz nas organizações. Os treinamentos são primordiais para garantir alinhamento de informações. Além disso, é necessário investir em treinamentos específicos de comunicação.

Muitas pessoas apresentam boas habilidades de comunicação, outras nem tanto, mas com a capacitação essa competência pode ser aprimorada. Será um aprendizado com aplicação em diversos contextos organizacionais, desde uma apresentação em público até negociações com fornecedores e clientes.

Seja exemplo de confiança e transparência

O líder deve ser aquela pessoa que é inspiração para os seus liderados. Além disso, é necessário ser reflexo da cultura da empresa. Afinal, ele é uma figura que trabalha como um porta-voz da marca. Quando o gestor é um profissional que estimula o diálogo com e entre seus liderados e pares, ele está contribuindo para consolidar boas práticas de relacionamento e comunicação. A confiança e a transparência devem ser praticadas pelas lideranças sempre.

Construa um ambiente acolhedor

Colaboradores que se sentem acolhidos no local de trabalho são 12% mais produtivos, de acordo com um estudo desenvolvido pela Universidade de Warwick. Para tanto, invista em ações como:

  • lembretes nos aniversários ou um day-off (dia de folga);
  • happy hour com a sua equipe;
  • almoço com seus liderados e colaboradores de outros departamentos;
  • aprimoramento da sua capacidade de escuta;
  • pesquisas de clima.

Essas estratégias são positivas e fundamentais para realizar de modo certeiro a gestão e retenção de talentos do seu negócio. Tenha sempre em mente que o bem-estar é um dos principais diferenciais competitivos para as novas gerações. Atente-se às novidades do mercado e colete informações externas

Promova reuniões no modelo SCRUM

O SCRUM é uma metodologia ágil muito usada para o alinhamento das informações em projetos de TI (Tecnologia da Informação). Ela consiste em reuniões rápidas para validar novas atualizações das etapas de um projeto e deixar todos os stakeholders (áreas de interface) cientes.

No entanto, o SCRUM pode ser implementado de forma adaptada em qualquer outro processo de negócio. Você pode usar essa ideia para deixar sua equipe sempre informada de novos procedimentos, apresentar brevemente dados de desempenho do negócio, retransmitir orientações da plataforma etc. Lembre-se de que as reuniões devem ser feitas em um tempo mais curto, pois são somente um repasse de informações, assim garantem mais produtividade.

Com este artigo especial, esperamos que você consiga implantar estratégias inteligentes para conquistar uma comunicação eficaz na sua organização. Siga as nossas dicas para colher resultados extraordinários para o seu negócio. Lembre-se: uma boa comunicação é a base para o sucesso.

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