Gestão de produtividade: como fazê-la remotamente?

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Grandes organizações já são familiarizadas com gestão a distância (em nível de diretoria), assim como empresas nascidas digitais. Essas já aplicavam esse modelo de gestão para captação de profissionais de qualquer lugar do país e até do mundo.

Mas, a obrigatoriedade do isolamento social causou uma uma migração em massa dos modelos e condições tradicionais de trabalho para o home office. Isso impactou diretamente nas formas de gestão de produtividade. Líderes e liderados, ainda não preparados, tiveram muitos desafios na vida pessoal e profissional.

Mas, mesmo após todo esse tempo nessa nova rotina (que já não é tão nova), você acredita que poderia melhorar a sua gestão de produtividade a distância? Então, aproveite esse conteúdo, porque, nele, explicaremos tudo que você precisa saber para ter melhores resultados e pessoas satisfeitas!

Os desafios da gestão de pessoas no home office

Realizar uma boa gestão requer o aprimoramento de uma série de qualidades e isso deve acontecer de forma contínua. Visão estratégica, liderança, engajamento e comunicação são algumas das características de uma boa gestão. Mas como fazer isso remotamente?

É certo que existem muitas barreiras na gestão de pessoas, que podem ser superadas desde que o gestor faça um trabalho humano. É preciso conhecer quais são as dores dos seus liderados para, assim, desenvolver uma estratégia inteligente e que vá direcionar a sua equipe para a alta performance.

Esse trabalho humano é capaz de transformar os resultados. Quando bem feito, engaja e mantém os colaboradores motivados a darem o seu melhor. A humanização da gestão envolve entender o momento de vida, as limitações e o humor dos colaboradores. Para isso, é necessário automatizar a parte matemática, para que o tempo do líder seja otimizado e, assim, torne-se possível olhar para o que realmente importa: as pessoas.

Ou seja, até agora, estamos falando de algo que não se diferencia muito da situação presencial. Isso quer dizer que, com os recursos corretos, é perfeitamente possível fazer uma boa gestão, mesmo a distância.

Veja quais são os desafios que precisam ser mapeados e resolvidos para uma boa gestão remota.

Disponibilidade de tecnologia

A primeira dificuldade encontrada são os recursos tecnológicos disponíveis. No Brasil, naturalmente, você vai se deparar com diferentes qualidades dos serviços de Internet, por exemplo. Em regiões mais afastadas, muitas vezes, os colaboradores terão problemas com o sinal e isso pode reduzir a sua produtividade. Isso deve ser considerado em uma avaliação de produtividade.

Nesse cenário, o ideal é que o gestor tenha o mapeamento das tarefas do seu liderado e ajude-o a montar um plano de ação de rotina. Ele deve contemplar uma lista de afazeres e destacar tratativas em situações condicionais. Por exemplo: se a rede cair, qual outra atividade é possível fazer para não ficar improdutivo?

Outra questão que deve ser considerada é a cessão de equipamentos. A Reforma Trabalhista regulamentou o home office e deixou a definição de como funcionará este modelo para as partes, empresa e contratado, por meio do contrato de trabalho.

No entanto, seguindo a legislação do trabalho tradicional, a tendência é que a organização forneça para o seu colaborador os meios para realizar as atividades. Afinal, ela é a maior interessada de que as rotinas produtivas sejam feitas com qualidade e agilidade.

Aqui, é preciso deixar claro que estamos falando da modalidade de trabalho dentro da CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas). Existem outras configurações de contratos que atuam em home office, mas que os deveres e direitos são diferentes. Como a contratação de PJ (pessoa jurídica) e de freelancer.

Conservar a cultura

Uma das principais barreiras na comunicação e na gestão humana é a cultura. Pessoas inseridas em um mesmo contexto social já têm particularidades, então imagine aquelas que estão imersas em uma cultura diferente da sua? Aqui, mais uma vez, reforçamos o quanto é importante a escuta. O exercício da empatia é o segredo para ir mais longe.

Quando o gestor se permite conhecer a realidade do seu liderado, ele consegue captar nuances que podem ser essenciais para implementar uma estratégia de gestão eficaz. É preciso saber se colocar no lugar do outro, conhecer a cultura daquele local e dar atenção a ela.

Saiba que existem outras barreiras que podem impactar a comunicação e a produtividade, como as fisiológicas e as psicológicas. O gestor precisa ter esse conhecimento para exercitar o famoso “feeling”, uma soft skill que é como um sexto sentido, e é primordial quando estamos lidando com o pessoal.

Um ponto de destaque é a cultura corporativa. No contexto de trabalho remoto, o poder da cultura do seu negócio faz toda a diferença no engajamento desses profissionais. Por isso, incorpore o reflexo dos pilares da sua marca e tenha na sua rotina momentos de encontros virtuais com a equipe para alinhamento das expectativas. O feedback é uma ferramenta poderosa para fortalecimento da cultura corporativa.

Atenção ao fuso horário

Isso é muitas vezes esquecido. Por via de regra, a atenção com o fuso horário deveria estar embutida dentro do conceito de cultura. No entanto, achamos válido destacar essa particularidade. O Brasil é um país com vasta extensão territorial e tem quatro fusos horários.

É preciso dar atenção a esse detalhe para não marcar reuniões de equipe em um horário que não seja viável, por exemplo, para quem mora em diferentes fusos. Conhecer essas diferenças geográficas, a princípio, parece simples, mas faz total diferença no desempenho da gestão do seu departamento.

A importância de acompanhar a produtividade da equipe remota

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A verdade é que não existe gestão inteligente sem controle. E ele precisa ser mantido mesmo a distância, claro. É preciso acompanhar o desenvolvimento de cada colaborador. Quando isso acontece de forma remota, a necessidade é ainda mais intensificada. Acompanhe.

Daily

As Dailies são reuniões diárias feitas com, no máximo, 15 minutos com toda a sua equipe para alinhamento das atividades em andamento e em backlog. O ideal é que ela seja feita pela manhã para que as tarefas sejam devidamente repassadas. Essa modalidade tem origem na metodologia SCRUM e traz ganho em comunicação , engajamento e produtividade das equipes, sejam elas presenciais ou remotas.

Resultados mensais

A sua equipe sabe como tem sido a performance da área? Lembre-se de que as rotinas são feitas com pessoas e é fundamental que elas tenham conhecimento de como está o desempenho da área. Implemente reuniões mensais de resultados para que todos conheçam a performance da equipe e, juntos, desenvolvam novas estratégias para melhorar o desempenho do time.

People Analytics

Analisar dados é um dos principais pontos para alcançar a alta performance. Você conhece a sua equipe? Sabe o quão produtivo tem sido o trabalho de cada colaborador? Qual é o payback da sua área? Com as ferramentas de People Analytics, você consegue acompanhar o desempenho de cada colaborador e o do seu departamento.

Por meio da consolidação e análise de informações sobre seus colaboradores, é possível criar estratégias inteligentes e certeiras para desenvolvê-los e otimizar a produtividade de cada um. Afinal, é apenas conhecendo os gaps que é possível construir ferramentas para aprimorá-los. Como melhorar algo se não sabemos o que é preciso?

Os indicadores da produtividade

Ainda pensando em indicadores de performance, como é possível implementá-los no gerenciamento de pessoas? Existem indicadores de controle e aqueles que mensuram a produtividade de cada colaborador. Pensando nisso, a seguir, você vai conferir algumas dicas de métricas que podem ser adotadas na sua gestão estratégica.

Controle

Mesmo que a sua empresa atue no regime home office, é interessante desenvolver dispositivos que ajudem o colaborador a fazer a sua gestão do tempo.

Faça uma gestão próxima de carga horária, para evitar sobrecarga e, também, ausência injustificada. Combine com os colaboradores sempre que for necessária a mudança de horários ou qualquer outra imprevisibilidade. Outros indicadores de controle essenciais são:

  • localidade;
  • idade;
  • se o profissional é PcD (pessoa com deficiência);
  • data de admissão;
  • data de promoção;
  • data de desligamento (para mensurar o turnover e o lifetime value dos seus liderados);
  • férias e folgas;
  • perfil comportamental.

A coleta desses dados é necessária para que você, gestor, entenda as particularidades de cada liderado. Nenhum profissional é igual. Por meio dessas informações, você consegue montar um plano de desenvolvimento individual aderente às necessidades do seu colaborador. Também as do negócio, considerando as suas particularidades e, de fato, implementando ações de inclusão. É preciso sintonia para que a produtividade seja uma realidade.

Produtividade

Os indicadores de performance são um pouquinho mais complexos e é interessante que a sua análise seja feita junto aos indicadores de controle. Para mensurar o desempenho, você pode utilizar as seguintes métricas:

  • registros de ocorrências, ou seja, equívocos operacionais e problemas técnicos;
  • tempo de resposta a uma solicitação;
  • duração da execução de cada atividade;
  • coeficiente entre tempo online e tempo produzindo;
  • retorno sobre o investimento (valor investido em cada colaborador, somando todos os encargos trabalhistas, custo de admissão, equipamentos e treinamentos).

O principal desafio dos indicadores de performance é como consolidá-los. Ou seja, como captar essas informações para criar os relatórios. Hoje, existem diversas ferramentas que coletam esses dados e que podem ser extraídos no formato Excel para serem trabalhados no próprio sistema ou em aplicativos de BI (Business Intelligence).

No entanto, essa atividade é complexa, pois mistura o operacional ao analítico e pode demandar muito tempo para ser feita. O ideal é que você possa contar com um sistema que já forneça todas essas informações no formato de relatório. Que colete e controle esses dados.

O objetivo desses indicadores é mapear as oportunidades de melhoria na sua gestão de pessoas. Para ficar mais claro, vamos contextualizar duas métricas sugeridas:

  1. a primeira delas é a duração da execução de cada atividade. Investir em tecnologia é essencial, para automatizar processos manuais. Assim, não há sobrecarga operacional.
  2. A segunda é o coeficiente de tempo online e tempo produzindo. Durante a pandemia, muitos profissionais enfrentaram situações de excesso de trabalho. Um dos principais causadores disso são as reuniões excessivas, muitas vezes, improdutivas, sem tomadas de decisões efetivas. A tendência é que o colaborador “compense” isso trabalhando mais e é comum que ele não perceba que está extrapolando a jornada. Um controle de ponto pode ajudar.

As métricas do trabalho in loco com o home office

Na prática, as métricas de um trabalho presencial em relação ao home office não mudam. O que muda é o foco que você vai dar para cada uma. Em um regime remoto, por exemplo, o gestor deve dar mais atenção aos indicadores que mostram as entregas do colaborador.

Por ser home office, muitas pessoas acabam tendo mais imprevistos como problemas da casa, crianças que demandam mais atenção e cuidado, fazer o almoço, etc. Então, neste período, é importante entender que o que vai importar no fim do dia é o quando o colaborador conseguiu entregar e se esse volume de entrega é satisfatório.

Reforce com a sua equipe a importância de seguir os combinados e de não extrapolar o horário da jornada. É importante reforçar que há escopos que permitem mais flexibilidade, como uma jornada fora do horário comercial e outros não. Sendo assim, isso deve estar muito bem alinhado e formalizado.

O mais importante é garantir que a produtividade não caia, sem cometer exigências absurdas. É fundamental entendermos que esse cenário é adverso para muitos e que todos precisam se adaptar. Além disso, entender a realidade de cada um (onde, como e com quem vive, situação familiar e social, por exemplo), pode te ajudar entender os limites de cada liderado e trabalhá-los.

Fazendo análises

Analise indicadores importantes, como o absenteísmo e a agilidade nas tratativas.

Outro detalhe no que se refere a indicadores é qual tipo de trabalho home office está sendo prestado. Isso pode requerer a inclusão de outras métricas essenciais. Conheça a sua operação para conseguir implementar as melhores ferramentas de controle.

A gestão a distância para alta performance

Além de acompanhar os indicadores, é fundamental que o gestor utilize as ferramentas de comunicação adequadas para se comunicar com os seus liderados. Ele precisa sempre buscar formas de promover o engajamento da equipe. Na teoria, parece algo simples de se fazer, mas não é.

O gestor deve se empenhar para a promoção da integração, alinhamento das informações e desenvolvimento dos seus liderados. Lembre-se que hoje, além do desafio de fazer a gestão a distância, existe o de promover o engajamento dos novos perfis de profissionais que estão chegando ao mercado de trabalho.

Novo perfil profissional

A geração Z é altamente conectada à rede e tem particularidades que não podem ser negligenciadas. Esses profissionais, diferentemente das gerações anteriores, não se prendem tanto a uma marca. Não têm como anseio profissional fazer uma carreira em uma mesma empresa. Por isso, atrair e reter esses talentos é um grande desafio.

A adoção do home office é uma estratégia que atrai esse perfil profissional, no entanto, não é suficiente para garantir a retenção. Existem outras ações que devem ser implementadas para reduzir o turnover desses colaboradores. Benefícios, flexibilidade, espaço para exercer a criatividade e uma cultura pautada no reconhecimento dos profissionais são um dos grandes diferenciais que retêm esses talentos na sua empresa.

Transformação digital

A crise do coronavírus pegou muitas empresas de surpresa. Aquelas que não estavam com o seu processo de transformação digital em andamento foram duramente impactadas pelo isolamento. Dessa forma, foi preciso começar ou acelerar a digitalização dos processos.

Para garantir a segurança de dados, agilidade e produtividade, uma sugestão é adotar aplicativos que utilizam a tecnologia de cloud computing. Ela é essencial para executar rotinas produtivas em home office, uma vez que permite ao colaborador ter acesso aos sistemas somente usando uma conexão de rede.

Aqui, no Brasil, por exemplo, apesar de a data de início da vigência da LGPD (Lei Geral da Proteção de Dados) ser agosto de 2021, esse cenário de home office tem acelerado o processo de adequação das empresas. Elas estão fortalecendo os recursos de segurança de dados e blindando-se contra fraudes.

A gamificação na gestão de produtividade

Ao longo deste texto, você pode perceber que os grandes desafios da produtividade na gestão a distância são o engajamento e a consolidação de indicadores de performance. Mas você sabia que é possível conseguir as duas coisas por meio de uma estratégia pautada na diversão e na autogestão?

Hoje, a gamificação tem sido aplicada em diversos contextos organizacionais, inclusive na atração e seleção de pessoas. Com os recursos digitais, ficou mais fácil desenvolver essa estratégia no contexto organizacional.

Com ferramentas de gamificação, várias dinâmicas podem ser desenvolvidas, de modo personalizado para a sua equipe, a fim de tornar o fluxo operacional interativo e envolvente. Naturalmente, os colaboradores ficam mais engajados.

Com mais autonomia para gerir seus indicadores aumenta, seus resultados melhoram e fica mais leve administrar os próprios resultados.

Os benefícios de utilizar uma ferramenta como a Robbyson

Até aqui, você pôde conferir algumas dicas preciosas para acertar na hora de gerir a sua equipe, principalmente no contexto do regime home office. Para implementar essas boas práticas é preciso muita organização e resiliência.

Fazer a gestão da produtividade da equipe com a ajuda da gamificação torna esse desafio muito mais fácil e a Robbyson uma ferramenta que vai te ajudar nisso.

A plataforma Robbyson é um software de gestão de pessoas inteligente, que usa dados para melhorar a performance dos negócios. Um dos segredos dela é o uso da técnica de autogestão e atuação por meio da colaboratividade. A seguir, confira algumas vantagens oferecidas pela Robbyson!

Chat

A Robbyson sabe que a comunicação é um ponto crucial para garantir a qualidade das rotinas produtivas. Na empresa ou em home office. Por isso, ela conta com um chat que pode ser usado por todos os usuários. Esse recurso facilita a vida do gestor, que pode usar uma única ferramenta para se comunicar e gerir.

Além disso, evita troca de mensagens por aplicativos pessoais. Isso pode gerar situações desagradáveis e desgastantes e que podem ser até prejudiciais para o negócio e para a saúde emocional dos colaboradores.

Discovery

Uma das bases fundamentais da Robbyson é o uso de dados para facilitar a tomada de decisões dos gestores. Ela oferece dashboards precisos sobre o comportamento dos seus usuários.

Desse modo, além de segurança para decidir, os gestores também economizam muito tempo na compilação de dados. Isso agiliza a tratativa e torna o acompanhamento mais dinâmico.

Feedback imediato

Ter uma cultura de feedback é um grande diferencial para a atração e retenção de talentos. Os profissionais, de modo geral, valorizam muito empresas que estão preocupadas em desenvolvê-los profissionalmente.

Com a Robbyson, por meio da gamificação, o seu colaborador tem feedback imediato. A ferramenta consegue, de modo personalizado, comunicar-se sempre que necessário para incentivar ou sugerir treinamentos.

Tudo isso contribui para que o colaborador entenda como melhorar ou esteja incentivado a manter um bom resultado.

People Analytics

Outro ponto sobre o uso de dados para melhorar a performance é a disposição de relatórios de People Analytics associados a informações dos atendimentos. Assim, o gestor consegue visualizar, por meio do seu dashboard, indicadores que mostram a produtividade da perspectiva que o gestor precisa ver.

EAD

Acima, falamos sobre o quanto os profissionais do mercado atual valorizam o desenvolvimento da carreira e a troca de conhecimento. Nesse sentido, a Robbyson oferece um recurso para a implementação da educação a distância. Dessa forma, os gestores continuam o seu cronograma de aprendizado com os liderados de forma precisa, usando uma ferramenta aderente ao contexto.

É uma excelente ferramenta, também, para alinhar novos procedimentos operacionais. Isso dá mais confiança ao colaborador.

Colaboratividade

Como é o senso de equipe dos seus colaboradores? Por meio da Robbyson, você pode ajudar os seus liderados a fortalecerem os laços ao promover a integração entre eles para atingir um objetivo comum. A ferramenta oferece um programa que permite que os colaboradores melhor avaliados possam ser “anjos” e ajudarem aqueles que precisam melhorar.

Nessa dinâmica, os “anjos” ganham pontos na plataforma, estimulando ainda mais a colaboração.

A colaboração é uma das que diferencia equipes de alta performance.

Meritocracia

Todo profissional quer e gosta de ver o seu empenho reconhecido. A plataforma Robbyson, além de dar os feedbacks imediatos, oferece ao usuário premiações. Assim, a medida em que ele vai se aperfeiçoando e acumulando pontos, é possível trocá-los por brindes e premiações. Nesse cenário, a meritocracia é uma realidade.

Com o uso da nossa ferramenta, você vai conseguir fazer a gestão de produtividade de um jeito dinâmico e muito mais consistente. Isso vai potencializar os resultados do seu time. É até possível que, desde que tendo a aprovação de todos, o home office seja o modelo oficial de trabalho na sua empresa. Afinal, ele também traz benefícios, como a retenção de talentos, não é mesmo?

Conheça mais as vantagens da nossa ferramenta! Entre em contato conosco e saiba como a Robbyson pode revolucionar a sua forma de fazer gestão de pessoas! Esperamos por você!

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